Asiakirjajulkisuuskuvaus

• 1. Asiakirjajulkisuuskuvauksen käyttötarkoitus ja sisältö
• 2. Kurikan kaupungin tietovarannot
  • Elinvoima
  • Keskushallinto
  • Sivistys- ja vapaa-aikapalvelut
  • Tekninen toimi
  • Tytäryhtiöt
• 3. Tietopalvelu ja tietopyynnöt
  • Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
  • Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
  • Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
• 4. Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

1. Asiakirjajulkisuuskuvauksen käyttötarkoitus ja sisältö

Kurikan kaupunki ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti. Tämä dokumentti on asiakirjajulkisuuskuvaus, joka auttaa kansalaisia kohdistamaan tietopyyntönsä viranomaiselle yksilöidymmin ja helpommin; se toimii hakemistona sisältäen yleisimmät asiakirjojen hakuperusteet. Kuvauksen lopussa neuvotaan ohjeet tietopyynnön tekemiseen, jonka tueksi löytyvät yhteystiedot asian päättävästä viranomaisesta. Silti tarvittaessa viranomainen avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan tai tiedon yksilöinnissä.

Tämä on käytännönläheinen kuvaus siitä, miten Kurikan kaupungin asiarekisteri on jäsentynyt eri tietojärjestelmiin. Kokonaisuuksista ilmenee tietojärjestelmien tietoaineistojen sisällöt sekä ne tietoaineistot, jotka ovat kaikille yleisesti käytettävissä avoimesti teknisen rajapinnan avulla; tiedot näkyvät suoraan Suomi.fi-verkkopalvelussa tai kaupungin verkkosivuilla TWebin välityksellä.

2. Kurikan kaupungin tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla rekistereissä tai manuaalisesti tulosteina arkistossa. Kurikan kaupungin keskeisimmät henkilörekisterit on kuvattu alla kaupungin toimialojen mukaan, sisältäen käyttötarkoituksen ja asiasanat haun tueksi.

Elinvoima

• Elinvoimapalvelut
• Lomituspalvelut
• Maaseutupalvelut

Tietovarannot: asiakasrekisterit, avustushakemusten asiakasrekisteri.
Tietojärjestelmät: väestötietokanta, asia- ja asiakirjahallintaohjelmisto.
Asiasanat: asiakkaan nimi, asiatunnus.

Keskushallinto

• Hallintopalvelut
• Henkilöstöpalvelut
• Viestintäpalvelut
• Tukipalvelut:
  taloushallinto
• Tukipalvelut:
  tietohallinto
• Tukipalvelut:
  palkanlaskenta

Tietovarannot: asiakasrekisterit, asianhallintarekisteri, avustushakemusten asiakasrekisteri, luottamushenkilörekisteri, henkilöstörekisteri.
Tietojärjestelmät: asia- ja asianhallintaohjelmisto, HR-järjestelmä, taloudenohjausjärjestelmä.
Asiasanat: asiakkaan nimi, henkilötunnus, asiatunnus.

Sivistys- ja vapaa-aikapalvelut

• Sivistyspalvelut:
  varhaiskasvatus
• Sivistyspalvelut:
  perusopetus
• Sivistyspalvelut:
  lukio-opetus
• Sivistyspalvelut:
  aamu- ja iltapäivätoiminta
• Vapaa-aikapalvelut:
  kirjasto ja kulttuuri
• Vapaa-aikapalvelut:
  liikunta
• Vapaa-aikapalvelut:
  nuoriso

Tietovarannot: asiakasrekisterit, avustushakemusten asiakasrekisteri.
Tietojärjestelmät: oppilas- ja opiskelijahallintajärjestelmä, asiakastietojärjestelmä, asia- ja asiakirjahallintaohjelmisto, opetusjärjestelmä, viestintäjärjestelmä.
Asiasanat: asiakkaan nimi, henkilötunnus, asiatunnus, yhdistyksen tai seuran nimi.

Tekninen toimi

• Kuntatekniikka
• Puhtaus-
  ja ruokapalvelut
• Tilapalvelut
• Ympäristöpalvelut:
  ympäristö- ja rakennusvalvonta

Tietovarannot: asiakasrekisterit, avustushakemusten asiakasrekisteri, kameravalvonta.
Tietojärjestelmät: asia- ja asiakirjahallintaohjelmisto, väestötietojärjestelmä, kameravalvontajärjestelmä, paikkatieto-ohjelmisto, suunnittelujärjestelmä.
Asiasanat: asiakkaan nimi, kiinteistötunnus.

Tytäryhtiöt

• Kurikan Energia Oy
• Kiinteistö Oy Kärrykartano
• Kurikan Toimitilat Oy
• Kurikan Vesihuolto Oy

Tietovarannot: asiakasrekisterit, henkilöstörekisterit.
Tietojärjestelmät: asiakashallintajärjestelmä, taloushallintojärjestelmä, suunnittelujärjestelmä.
Asiasanat: asiakkaan nimi, henkilötunnus, asiatunnus.

3. Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Kurikan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle sekä kaupungin kirjaamoon. Kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Ellei edellä mainittuja asiasanoja ole tiedossa, on suositeltavaa perustella tietopyynnön tarkoitus mahdollisimman tarkasti.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyynnön koskiessa julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Henkilöllisyys todistetaan viranomaisen myöntämällä kuvallisella todistuksella, kuten passilla tai henkilökortilla. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään allekirjoitetulla kaupungin tietopyyntölomakkeella.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan kohtuullisessa ajassa tietopyynnön tekemisestä.

4. Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Kurikan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan suoraan kirjaamoon diaarimerkintää varten. Tietojen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Elinvoima: elinvoimalautakunta ja maaseutulautakunta

Keskushallinto: kaupunginhallitus

Sivistys- ja vapaa-aikapalvelut: sivistyslautakunta ja vapaa-aikalautakunta

Tekninen toimi: tekninen lautakunta

Tytäryhtiöt

Kurikan Energia Oy
toimitusjohtaja
Petri Viinikainen
Käyntiosoite: Jousimiehenkatu 3, 61300 Kurikka
Puhelin: 040 026 3543.
Sähköposti: petri.viinikainen@kurikanenergia.fi

Kurikan Vesihuolto Oy
toimitusjohtaja
Juha Kotiranta
Käyntiosoite: Tossutie 4, 61300 Kurikka
Puhelin: 050 535 6424
Sähköposti: juha.kotiranta@kurikka.fi

Kiinteistö Oy Kärrykartano
toimitusjohtaja
Tiina Kankaanpää
Käyntiosoite: Keskuspuistikko 14 LH B 13 D, 61300 Kurikka
Puhelin: 040 139 1772
Sähköposti: tiina.kankaanpaa@kurikka.fi

Kurikan Toimitilat Oy
toimitusjohtaja
Tapio Ketonen
Käyntiosoite: Keskuspuistikko 12, liiketila 2, 61300 Kurikka
Puhelin: 044 702 2467
Sähköposti: tapio.ketonen@kurikka.fi

Jaa tämä sivu:

Jaa Facebookissa Jaa Twitterissä Jaa Whatsapp:issa Tulosta sivu